HR aan de voorkant: zo stuurt iPS op performance

Drie keer per jaar ging de Excel uit de kast

Doelen stellen in januari, een mid-year review, een eindejaarsbeoordeling. Op papier had iPS Powerful People een keurige cyclus. In de praktijk was het een Excel-bestand dat heen en weer werd gemaild tussen medewerker, manager en HR. "Het was voor HR heel moeilijk om te borgen", zegt Mireille Teekens, Head of HR. "Wie hebben we allemaal getekend terugontvangen? Is het in orde? We hadden geen overzicht en geen grip. Het was daardoor een redelijk statisch, maar ook tijdrovend proces."

Het probleem was niet dat gesprekken niet gevoerd werden. Dat gebeurde wel. Maar wat er gedurende het jaar besproken werd, lag nergens vast. "Je had niks om op terug te vallen", zegt Mireille. Niet bij een positieve beoordeling, en ook niet als het ergens knelde en een manager wilde bijsturen. En op organisatieniveau wist niemand hoe teams scoorden of zich tot elkaar verhielden. "Het zat houtje-touwtje in elkaar geknoopt."

Het was een saai, statisch document dat drie keer per jaar uit de kast werd gepakt. Oh ja, we moeten hier nog wat mee. Gedurende het jaar zat er weinig opvolging aan.

Groei begint bij goed presterende teams

iPS is de afgelopen jaren hard gegroeid. Precies daar begon het te knellen: de stafprocessen en het HR-beleid groeiden niet mee. Dat performance management dan als eerste op de agenda staat, is voor Mireille logisch: groei drijft op mensen die goed presteren. "Goed presterende teams, en dus ook managers, zijn het allerbelangrijkste om als organisatie te groeien. Hier kunnen we echt winst behalen als we dit beter doen voor onze medewerkers." De directie was er vrij snel mee akkoord.

Flexibel, alles in één systeem, en dichtbij

In de zoektocht vergeleek Mireille meerdere partijen, van een grote internationale speler tot een paar Nederlandse aanbieders, waaronder Treams. De eisen: internationaal schaalbaar, meertalig en flexibel in te richten, geen standaard vast pakket. "De doorslag was de veelzijdigheid en de flexibiliteit. We konden ook de engagement surveys combineren. Dat deden we al via een ander systeem, en we vinden het fijn om zoveel mogelijk in één systeem te hebben. Dat bespaart kosten, en al je data staat in één systeem. Daar kun je weer beter op sturen." Dat losse engagement-systeem kon dus de deur uit.

Wat de keuze afmaakte: de korte lijnen. De support zit in Nederland, net als het hoofdkantoor van iPS. "Treams is nog kleinschalig, en daardoor heel benaderbaar. Je belt gewoon met iemand die Nederlands spreekt, en ze komen ook fysiek langs. No-nonsense: mouwen opstropen en het gewoon samen doen."

Ik heb eerder gewerkt met een systeem dat vanuit het buitenland werd ondersteund. Dan is de afstand groter en de samenwerking afstandelijker. Hier is het laagdrempelig, makkelijk contact, snel schakelen.

Eerst uitdenken, dan uitrollen

De start: de tweedaagse workshop. Inspirerend, zegt Mireille, en eerlijk is eerlijk: ook even overweldigend. "Je gaat naar huis met een hoofd vol: ik moet dit, ik moet dat. Maar je moet jezelf er even in onderdompelen. Het dwingt je om vooraf het hele proces uit te tekenen: wat wil je ermee bereiken, welke vragen ga je stellen? Anders loop je achteraf tegen dingen aan waar je niet over hebt nagedacht. Ik zou het zeker aanbevelen."

Na een testperiode met een kleine groep ging iPS in januari 2025 live. Niet alles tegelijk, maar stap voor stap: eerst de doelenmodule, daarna een feedbackronde, een tussentijds gesprek, de mid-year review. "Zo blijft het behapbaar. Je kijkt na elke stap: wat hebben we geleerd, en hoe nemen we dat mee naar de volgende?"

Ook na de livegang bleef de begeleiding dichtbij. Er zijn vaste momenten om vragen te stellen, van praktisch tot verdiepend, en Mireille wordt bij nieuwe projecten betrokken. "Treams laat je echt meedenken over de doorontwikkeling van het product, zodat het nog beter past bij jou als klant. Je denkt aan de voorkant mee, in plaats van achteraf te zeuren. Dat is een leuke extra."

Anderhalf jaar later: HR stuurt in plaats van administreert

Het verschil is goed zichtbaar. Waar HR vroeger formulieren najoeg, voert het nu gesprekken met managers op basis van de talent review: waar staat je team, wat zijn je underperformers, wat is je plan daarmee? Wat zijn je talenten, en hoe houd je die engaged? In combinatie met de engagement survey ziet Mireille ook hoe teams er zelf naar kijken. "Met al die data kun je veel meer aan de voorkant sturen."

Managers en medewerkers merken het ook. De check-ins zijn waardevoller geworden: ze gaan over echte performance en over hoe het met iemand gaat. Geen verslag van wat er ooit gebeurd is, maar een gesprek over hoe je het in de toekomst beter doet. Medewerkers geven vooraf aan welke onderwerpen ze willen bespreken, managers krijgen een herinnering als het tijd is voor een gesprek en houden de vrijheid om het op hun eigen manier in te steken. En de feedback uit de organisatie? Duidelijker, overzichtelijker en minder tijdrovend. De twee grootste ergernissen uit het Excel-tijdperk zijn daarmee verdwenen.